(в соответствии с Положением об административно-хозяйственном отделе, утверждённым приказом директора института от 30.12.2022 № 53)

1. Основными целями отдела являются:

1.1. реализация Миссии, Видения, Политики университета в области качества, требований стандартов системы менеджмента в пределах функций, установленных настоящим положением;

1.2. поддержание и совершенствование материально-технического обеспечения деятельности института;

1.3. организация и обеспечение рационального распределения, учета и экономного расходования всех видов энергии, бесперебойной работы и правильной эксплуатации энергетического оборудования и коммуникаций;

1.4. улучшение эксплуатации помещений, которые используются для осуществления институтом своей деятельности, поддержания общего и технического порядка, планирование ремонтов таких помещений, техники и оборудования;

1.5. обеспечение содержания помещений, которые используются для осуществления институтом своей деятельности, обрудования и приспособлений в соответствии с установленными требованиями;

1.6. внедрение энергосберегающих технологий;

1.7. предупреждение и ликвидация чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера на объектах института;

1.8. обеспечение института транспортом.

2. Основные задачи отдела:

2.1. хозяйственное обеспечение деятельности института;

2.2. обновление и развитие материальной базы с учетом возрастающих требований к уровню и качеству оборудования;

2.3. обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами санитарной и пожарной безопасности зданий, помещений института, контроль за техническим состоянием систем энерго-, тепло и водоснабжения, вентиляции и иных объектов инфраструктуры, создание условий для эффективной работы сотрудников института;

2.4. организация рационального использования транспорта, оборудования и техники института;

2.5. планирование, организация проведения строительно-монтажных работ по текущему ремонту помещений, которые используются для осуществления институтом своей деятельности, составление дефектных актов, смет хозяйственных расходов;

2.6. организация работы по приемке в эксплуатацию объектов законченных текущим ремонтом;

2.7. проведение мероприятий по выбору подрядных организаций, организация и обеспечение конкурентных процедур закупок в области строительства, оценка предложений подрядных организаций;

2.8. организация оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, поставку товаров, выполнение иных работ;

2.9. обеспечение эффективного расходования собственных средств института при организации закупок товаров (работ, услуг), в том числе в строительстве, оценка представленных предложений;

2.10. определение потребностей и обеспечение института хозяйственными материалами, оборудованием, инвентарем; распределение материально-технических средств между структурными подразделениями института, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности;

2.11. содержание зданий и помещений, которые используются для осуществления институтом своей деятельности, в надлежащем санитарно-техническом состоянии;

2.12. беспечение сохранности материальных ценностей, контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделенных на хозяйственные цели;

2.13. оповещение работников об опасностях, возникающих (возникших) при чрезвычайных ситуациях, обеспечение их средствами индивидуальной защиты;

2.14. организация, обеспечение и контроль мероприятий по рациональному использованию тепло-, энергоресурсов и воды в зданиях и помещениях, используемых институтом, и последоваетльное соблюдение режима экономии;

2.15. участие в оформлении договоров со сторонними организациями на снабжение помещений, используемых институтом для осуществления деятельности, электроэнергией, водой и другими видами энергии, контроль за их выполнением;

2.16. проведение анализа расхода тепловой, электрической энергии, воды и топлива.

3. В соответствии с основными целями и задачами на отдел возлагаются следующие функции:

3.1. содержание помещений, используемых институтом для осуществления деятельности, в надлежащем санитарно-техническом состоянии;

3.2. поддержание в надлежащем состоянии территорий, закрепленных за институтом (благоустройство, уборка), подготовка и обеспечение проведения субботников;

3.3. участие в разработке и осуществлении мероприятий по подготовке помещений, используемых институтом для осуществления деятельности, к эксплуатации в зимних условиях;

3.4. организация ремонта зданий и помещений, используемых институтом для осуществления деятельности, и прием в эксплуатацию объектов совместно с комиссиями, создаваемыми для этих целей;

3.5. сбор исходных данных для составления проектно-сметной документации, технических заданий и дефектных актов;

3.6. осуществление в установленном законодательством порядке работы по организации закупок товаров (работ, услуг) для обеспечения материалами (инвентарем), услугами административно-бытового (хозяйственного) назначения, строительно-монтажными работами по текущему ремонту помещений, используемых институтом для осуществления деятельности, осуществление маркетинговых исследований конъюнктуры рынка, анализ информации, необходимой для осуществления процедуры закупок;

3.7. оформление необходимых документов для заключения договоров для обеспечения материалами (инвентарем), услугами административно-бытового (хозяйственного) назначения, строительно-монтажными работами по текущему ремонту помещений, используемых институтом для осуществления деятельности;

3.8. организация и обеспечение хозяйственного, материально-технического и социально-бытового обслуживания проводимых институтом мероприятий;

3.9. контроль за производством строительно-монтажных работ по текущему ремонту помещений, используемых институтом для осуществления деятельности;

3.10. организация и контроль за правильным ведением складского учета, хранением и выдачей материальных ценностей со склада;

3.11. осуществление мероприятий по обеспечению сохранности материальных ценностей;

3.12. своевременное оформление актов на списание материалов и представление их в бухгалтерско-экономический отдел института;

3.13. соблюдение норм противопожарного и санитарного состояния в складских помещениях;

3.14. соблюдение мер по охране труда и технике безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ;

3.15. планирование, учет, сбор и введение в оборот вторичного сырья, лома, черных, цветных и драгоценных металлов;

3.16. подготовка и своевременное предоставление государственной статистической, ведомственной и иной установленной отчетности и информации;

3.17. участие работников отдела в проведение инвентаризации материальных ценностей;

3.18. эксплуатация и техническое обслуживание транспортных средств, своевременное приобретение необходимых запасных частей, ремонт автомобилей, контроль технического состояния автомобилей;

3.19. осуществление контроля за исправностью спидометров автомобилей и их опломбированием;

3.20. планирование и осуществление номерного и технического обслуживания автомобилей;

3.21. осуществление контроля за подготовкой автомобилей к техническому осмотру государственной автомобильной инспекцией;

3.22. контроль за соблюдением правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

3.23. иные функции, направленные на реализацию целей и задач отдела.

ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ

(согласно Положения об отделе кадров и документационного обеспечения, утв. 29.02.2012г.)

1. Основные цели отдела кадров и документационного обеспечения:

1.1. Удовлетворение потребности института персоналом необходимой квалификации и в требуемом количестве.

1.2. Обеспечение сотрудников института необходимой актуализированной документацией для осуществления процесса, отвечающего требованиям потребителей, документов, действующих в институте;

1.3. Обеспечение общего контроля выполнения приказов, распоряжений, других поручений руководства университета и института;

1.4. Реализация миссии, видения, политики, требований стандартов системы менеджмента в пределах установленных положением функций.

1.5. Построение, подержание в рабочем состоянии и совершенствовании системы менеджмента качества.

2. Основными задачами отдела кадров и документационного обеспечения являются:

2.1.Обеспечение института необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.2. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

2.3. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

2.4. Постоянное оказание систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

2.5. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

2.6. Обеспечение учета кадров.

2.7. Организация и координация работ по оперативному и актуальному документационному обеспечению работы института;

2.8. Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.9. Унификация состава и форм организационно-распорядительной и справочно-информационной документации;

2.10. Обеспечение в институте единого порядка оформления документов, построения поисковых систем и подготовки документов для сдачи в архив;

2.11. Участие во внедрении прогрессивных информационных технологий документационного обеспечения.

3. В соответствии с поставленными основными задачами отдел кадров и документационного обеспечения выполняет следующие функции:

3.1. Прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения.

3.2. Содействует успешной адаптации новых работников в коллективе.

3.3. Анализирует имеющийся кадровый состав. Организует, изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.

3.4. Планирует повышение квалификации сотрудников института и непрерывного профессионального образования руководителей и специалистов института.

3.5. Осуществляет организацию повышения квалификации сотрудников.

3.6. Участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.

3.7. Принимает меры по укреплению трудовой дисциплины.

3.8. Оформляет прием, перемещение и увольнение сотрудников института всех категорий.

3.9. Оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами.

3.10. Организует эффективную систему персонального учета, в том числе осуществляет первоначальную регистрацию застрахованных лиц для представления в Фонд социальной защиты населения, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров.

3.11. Готовит информацию о преподавателях, подлежащих избранию по конкурсу, а также осуществляет контроль исполнения графика избрания профессорско-преподавательского состава.

3.12. Осуществляет прием и регистрацию представлений кафедр института об объявлении конкурса, а также документов, поступающих для участия в конкурсе на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава.

3.13. Осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность.

3.14. Готовит приказы, распоряжения,’ материалы, отчеты, справки, предложения по кадровым вопросам.

3.15. Представляет все виды государственной статистической и иной отчетности по работе с кадрами, справки, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников института.

3.16. Осуществляет учет и бронирование военнообязанных института, готовит по этим вопросам необходимые документы и отчеты.

3.17. Ведет учет стажа работы профессорско-преподавательского состава и других сотрудников института.

3.18. Ведет работу по учету и оформлению трудовых и социальных отпусков сотрудникам университета, готовит проекты приказов по их предоставлению.

3.19. Участвует в выполнении миссии, видения, политики, требований стандартов системы менеджмента университета в пределах, установленных настоящим положением полномочий.

3.20. Анализирует состояние работы с кадрами структурных подразделений института, оценивает уровень квалификации сотрудников, результативность и качество труда, потенциала развития.

3.21. Организует и координирует работу по документационному обеспечению института.

3.22. Организует проведение аттестации работников, ее методическое и информационное обеспечение, участвует в анализе результатов аттестации, разрабатывает мероприятия по реализации решений аттестационных комиссий.

3.23. Ведет учет личного состава.

3.24. Готовит материалы для представления персонала к поощрениям и награждениям; по привлечению к материальной и дисциплинарной ответственности.

3.25. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях института и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

3.26. Осуществляет оформление и учет командировок.

3.27. Осуществляет экспедиционную обработку документов;

3.28. Обеспечивает регистрацию всех официально входящих и исходящих документов института, организацию их хранения;

3.29. Регистрирует распорядительные документы по основной, административно-хозяйственной деятельности;

3.30. Осуществляет контроль правильности оформления документов, поступающих на подпись руководству;

3.31. Обеспечивает оперативное доведение документов до исполнителей в структурных подразделениях;

3.32. Организует контроль исполнения входящих документов, обращений граждан;

3.33. Разрабатывает номенклатуру дел института, обеспечивает ее хранение и оперативное использование;

3.34. Осуществляет контроль за правильным оформлением и формированием дел института, подлежащих сдаче в архив структурными подразделениями;

3.35. Осуществляет методическое руководство работой с документами, разработку и проектирование бланков документов;

3.36. Оказывает помощь в подготовке, создании, оперативном размножении документов, информировании структурных подразделений посредством рассылки документов, их бумажных и электронных копий;

3.37. Совместно с соответствующими структурными подразделениями планирует и проводит мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, по повышению исполнительской дисциплины;

3.38. Взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам, входящим в компетенцию.

3.39. Организует применение и сопровождение’ системы: электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в институте;

3.40. Реализация миссии, видения, политики, требования стандартов системы менеджмента университета в пределах установленных положением функций.

3.41. Организационная поддержка общеинститутских мероприятий.

Положение о бухгалтерско-экономическом отделе
утвержденное приказом директора института №53 от 30.12.2022 года

2. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ

2.1. Основные цели отдела:
2.1.1. ведение бухгалтерского и налогового учета финансово-хозяйственной деятельности института, составление отчетности;
2.1.2. неукоснительное выполнение и соблюдение порядка оформления и представления документов и сведений, необходимых для ведения бухгалтерского учета;
2.1.3. формирование учетной политики института, в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и согласование ее с главным бухгалтером организации;
2.1.4. оформление первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета;
2.1.5. реализация Миссии, Видения, Политики в области качества, требований стандартов системы менеджмента качества университета.

2.2. Основные задачи отдела:
2.2.1. обеспечение рациональной организации бухгалтерского учета и отчетности в институте на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля;
2.2.2. оперативное управление финансовыми ресурсами в пределах сметы доходов и расходов, установленных на соответствующий период и анализ их использования;
2.2.3. формирование достоверной информации об имуществе и обязательствах института, полученных доходах и понесенных расходах;
2.2.4. разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины в институте;
2.2.5. осуществление контроля соблюдения законодательства при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, за целевым и эффективным расходованием денежных средств и материальных ценностей;
2.2.6. составление и представление в установленные сроки годовой и периодической балансовой и налоговой отчетности;
2.2.7. оказание методической помощи работникам подразделений института по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа;
2.2.8. подготовка внутренних нормативных и методических документов, регулирующих финансовую деятельность института;
2.2.9. проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности института по данным бухгалтерского учёта и отчётности за отчётные периоды и разработка прогнозов экономического развития института;
2.2.10. разработка мероприятий по выполнению плана доходов института на очередной финансовый год; анализ факторов влияния на выполнение показателей по поступлению доходов в разрезе структурных подразделений и видов деятельности;
2.2.11. экономический расчет, формирование смет доходов и расходов средств института, подготовка штатного расписания;
2.2.12. экономический учет, анализ финансовых результатов и прогнозирование исполнения сметы доходов и расходов института, своевременная подготовка предложений по уточнению показателей финансово-хозяйственной деятельности.
2.2.13. обеспечение эффективного функционирования системы нормирования и оплаты труда в институте;
2.2.14. участие в обеспечении функционирования системы менеджмента качества.
2.3. Функции отдела:
2.3.1. подготовка и утверждение рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
2.3.2. своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением;
2.3.3. организация работы по рациональному расходованию финансовых ресурсов института;
2.3.4. ведение бухгалтерского учета кассовых доходов и расходов по видам внебюджетных средств;
2.3.5. учет банковских валютных операций по всем валютным счетам, оформление и обработка платежных документов института, предоставление сведений в банк о расчетах с нерезидентами Республики Беларусь;
2.3.6. учет, анализ и контроль исполнения договоров, заключенных с юридическими и физическими лицами, индивидуальными предпринимателями, оптимизация финансовых потоков по времени и объемам;
2.3.7. осуществление расчетов по возмещению коммунальных и эксплуатационных услуг с поставщиками, сверка расчетов;
2.3.8. определение и обеспечение порядка проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств института;
2.3.9. участие в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей; обеспечение законности списания с бухгалтерского баланса недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
2.3.10. разработка мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений законодательства;
2.3.11. подготовка нормативов, планов по доходам, смет доходов и расходов в разрезе видов деятельности института и по институту в целом, а также их своевременное уточнение на предстоящий год;
2.3.12. расчёт цен на все виды деятельности института, подготовка и контроль за исполнением ценовой политики института;
2.3.13. составление штатного расписания; составление совместно с иными структурными подразделениями института нормативов численности педагогических работников, в том числе профессорско-преподавательского состава, учебно-вспомогательного и иного персонала;
2.3.14. организация и обеспечение анализа финансово-хозяйственной деятельности института за отчётные периоды и разработка прогнозов экономического развития института;
2.3.15. организация делопроизводства, обеспечение сохранности бухгалтерских документов, оформление и сдача их в установленном порядке в архив;
2.3.16. организация контроля оплаты за обучение, начисление пени за несвоевременную оплату за обучение, оформление документов на возврат денежных средств;
2.3.17. осуществление учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей, бланков строгой отчетности;
2.3.18. обеспечение соблюдения установленного порядка движения основных средств, товарно-материальных ценностей;
2.3.19. учет драгметаллов и вторичных ресурсов;
2.3.20. оформление и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета передачи материальных ценностей;
2.3.21 контроль использования транспортных средств в рамках установленных лимитов;
2.3.22. формирование базы данных и обеспечение сохранности информации, защита ее от несанкционированного доступа, разграничение прав доступа к ресурсам локальной сети в соответствии с функциями;
2.3.23. обеспечение строгого соблюдения кассовой дисциплины, законности списания со счетов бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности по заработной плате;
2.3.24. осуществление контроля проведения хозяйственных операций;
2.3.25. внедрение программного обеспечения в соответствии с действующим законодательством;
2.3.26. контроль своевременного предоставления отчетов материально-ответственных лиц;
2.3.27. обеспечение в установленные сроки:
а) платежей, страховых взносов в государственный бюджет и внебюджетные фонды;
б) расчетов и перечисления налогов и сборов по всем видам деятельности института в государственные и местные бюджеты;
в) составление совместно с другими структурными подразделениями оперативных и статистических отчетов;
г) расчетов с поставщиками и подрядчиками за отгруженные материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы в соответствии с заключенными договорами.
д) начисление и перечисление оплаты труда сотрудников и иных обязательных платежей;
2.3.28. иные функции, направленные на реализацию целей и задач бухгалтерско-экономического отдела.