Отдел кадров и документационного обеспечения

ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ

(согласно Положения об отделе кадров и документационного обеспечения, утв. 29.02.2012г.)

1. Основные цели отдела кадров и документационного обеспечения:

1.1. Удовлетворение потребности института персоналом необходимой квалификации и в требуемом количестве.

1.2. Обеспечение сотрудников института необходимой актуализированной документацией для осуществления процесса, отвечающего требованиям потребителей, документов, действующих в институте;

1.3. Обеспечение общего контроля выполнения приказов, распоряжений, других поручений руководства университета и института;

1.4. Реализация миссии, видения, политики, требований стандартов системы менеджмента в пределах установленных положением функций.

1.5. Построение, подержание в рабочем состоянии и совершенствовании системы менеджмента качества.

2. Основными задачами отдела кадров и документационного обеспечения являются:

2.1.Обеспечение института необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.2. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

2.3. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

2.4. Постоянное оказание систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

2.5. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

2.6. Обеспечение учета кадров.

2.7. Организация и координация работ по оперативному и актуальному документационному обеспечению работы института;

2.8. Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.9. Унификация состава и форм организационно-распорядительной и справочно-информационной документации;

2.10. Обеспечение в институте единого порядка оформления документов, построения поисковых систем и подготовки документов для сдачи в архив;

2.11. Участие во внедрении прогрессивных информационных технологий документационного обеспечения.

3. В соответствии с поставленными основными задачами отдел кадров и документационного обеспечения выполняет следующие функции:

3.1. Прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения.

3.2. Содействует успешной адаптации новых работников в коллективе.

3.3. Анализирует имеющийся кадровый состав. Организует, изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.

3.4. Планирует повышение квалификации сотрудников института и непрерывного профессионального образования руководителей и специалистов института.

3.5. Осуществляет организацию повышения квалификации сотрудников.

3.6. Участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.

3.7. Принимает меры по укреплению трудовой дисциплины.

3.8. Оформляет прием, перемещение и увольнение сотрудников института всех категорий.

3.9. Оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами.

3.10. Организует эффективную систему персонального учета, в том числе осуществляет первоначальную регистрацию застрахованных лиц для представления в Фонд социальной защиты населения, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров.

3.11. Готовит информацию о преподавателях, подлежащих избранию по конкурсу, а также осуществляет контроль исполнения графика избрания профессорско-преподавательского состава.

3.12. Осуществляет прием и регистрацию представлений кафедр института об объявлении конкурса, а также документов, поступающих для участия в конкурсе на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава.

3.13. Осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность.

3.14. Готовит приказы, распоряжения,’ материалы, отчеты, справки, предложения по кадровым вопросам.

3.15. Представляет все виды государственной статистической и иной отчетности по работе с кадрами, справки, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников института.

3.16. Осуществляет учет и бронирование военнообязанных института, готовит по этим вопросам необходимые документы и отчеты.

3.17. Ведет учет стажа работы профессорско-преподавательского состава и других сотрудников института.

3.18. Ведет работу по учету и оформлению трудовых и социальных отпусков сотрудникам университета, готовит проекты приказов по их предоставлению.

3.19. Участвует в выполнении миссии, видения, политики, требований стандартов системы менеджмента университета в пределах, установленных настоящим положением полномочий.

3.20. Анализирует состояние работы с кадрами структурных подразделений института, оценивает уровень квалификации сотрудников, результативность и качество труда, потенциала развития.

3.21. Организует и координирует работу по документационному обеспечению института.

3.22. Организует проведение аттестации работников, ее методическое и информационное обеспечение, участвует в анализе результатов аттестации, разрабатывает мероприятия по реализации решений аттестационных комиссий.

3.23. Ведет учет личного состава.

3.24. Готовит материалы для представления персонала к поощрениям и награждениям; по привлечению к материальной и дисциплинарной ответственности.

3.25. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях института и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

3.26. Осуществляет оформление и учет командировок.

3.27. Осуществляет экспедиционную обработку документов;

3.28. Обеспечивает регистрацию всех официально входящих и исходящих документов института, организацию их хранения;

3.29. Регистрирует распорядительные документы по основной, административно-хозяйственной деятельности;

3.30. Осуществляет контроль правильности оформления документов, поступающих на подпись руководству;

3.31. Обеспечивает оперативное доведение документов до исполнителей в структурных подразделениях;

3.32. Организует контроль исполнения входящих документов, обращений граждан;

3.33. Разрабатывает номенклатуру дел института, обеспечивает ее хранение и оперативное использование;

3.34. Осуществляет контроль за правильным оформлением и формированием дел института, подлежащих сдаче в архив структурными подразделениями;

3.35. Осуществляет методическое руководство работой с документами, разработку и проектирование бланков документов;

3.36. Оказывает помощь в подготовке, создании, оперативном размножении документов, информировании структурных подразделений посредством рассылки документов, их бумажных и электронных копий;

3.37. Совместно с соответствующими структурными подразделениями планирует и проводит мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, по повышению исполнительской дисциплины;

3.38. Взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам, входящим в компетенцию.

3.39. Организует применение и сопровождение’ системы: электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в институте;

3.40. Реализация миссии, видения, политики, требования стандартов системы менеджмента университета в пределах установленных положением функций.

3.41. Организационная поддержка общеинститутских мероприятий.